• Warenbestellungen schnell und geordnet abwickeln
• Paket-/Wareneingänge effizient zuordnen und weiterverarbeiten
• Wiederkehrende Bestellungen von Verbrauchsmaterial zuverlässig und einfach ausführen

Bestellungen werden von dazu authorisierten Mitarbeitern ausgelöst, nachdem sie die kaufmännische Steuerung über die bevorstehenden Ausgaben informiert haben.

Wer zum Auslösen von Bestellungen authorisiert ist, ergibt sich aus 3.3-2 Zuständigkeiten und Zeichnungsberechtigung.

Die größte Herausforderung bei Bestellungen und Warenhandling ist es, die Vielzahl der Konstellationen geordnet abzubilden:

• Zweck: Eigenbedarf, Kundenbestellungen, Warenvorrat, …
• Sparten und Themen: IT, Marketing, Akademie, …
• Zahlungsarten: Vorkasse, Paypal, Kreditkarte, Nachnahme, Rechnung, …
• Zielort: Büro, Kunde, eigener Mitarbeiter im Homeoffice, …
• Anlass: Bestellung, Garantieabwicklung (Einsendung mit Rücksendung), …

Es ist unbedingt sicherzustellen, dass wir für Kundenbestellungen auch die Waren bezahlt bekommen. Bei dem Wareneingang UND bei der Auslieferung muss also genau überprüft werden, wie die Abrechnung gegenüber dem Kunden gewährleistet ist.

Zum Strukturieren wird das Warenhandling-Formular verwendet.

Dieser Workflow betrifft alle Formen von Paket-/Wareneingängen: beispielsweise digital / analog und auch Bestellung / Garantieabwicklung.

1. Feststellen, dass eine Bestellung / ein Warenhandling ansteht
2. im Falle von Kosten: mit dem Kaufmännischen Leiter absprechen
3. Bestellung/Warenhandling auslösen und im Warenhandling-Formular dokumentieren
4. Warenhandling-Formular in Körbchen „Warenhandling (offen)“

Dieser Prozess geht anschließend in den Prozess hinter der Inbox Paketablage (Warenhandling) über.

Diese Regelungen gelten unternehmensweit.

Falls in den Sparten hierzu spezielle Regelungen im Widerspruch stehen, haben sie Vorrang.

Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Funktionsmatrix.