• gescannte Informationen korrekt zuordnen
• kein Datenleck durch zu viele Scans entstehen lassen

Alle Scans werden von den Scannern zentral auf dem Netzlaufwerk S Scans abgelegt.

Die dort angesammelten Scans werden einmal arbeitstäglich von einem zuständigen Mitarbeiter zentral wegsortiert (insbesondere an die zugehörigen Tickets angehängt).

Da keinem Mitarbeiter zuzumuten ist, jedes Dokument auf Anhieb richtig einem (fremden) Ticket zuzuordnen, muss hierfür auf einem Scan immer die Ticketnummer (vorangestellt #, in einem Kreis vermerkt) sein. Falls Originale nicht beschriftet werden sollen, kann ein Postit verwendet werden.

Alle Unterlagen, die keine Ticketnummer tragen, müssen vom jeweiligen Mitarbeiter selbst taggleich aus dem Verzeichnis entfernt werden.

Nicht mehr benötigte oder bereits dokumentierte Dateien können in den Ordner „wegsortiert“ verschoben werden, der in unregelmäßigen Abständen gelöscht wird.

Nach einem Scan bietet sich für die meisten Unterlagen das Körbchen „zur Ablage“ an.

Diese Regelungen gelten unternehmensweit.

Falls in den Sparten hierzu spezielle Regelungen im Widerspruch stehen, haben sie Vorrang.

Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Funktionsmatrix.